Zu den Unterlagen, die Sie niemals wegwerfen sollten, gehören etwa Geburtsurkunden, Erbscheine und Heiratsurkunden, aber auch Scheidungsbeschlüsse und Meldungen zur Sozialversicherung.
Ausweise und Pässe
Wie lange? Für immer. Wegen der Ausweispflicht muss jeder ein Leben lang einen aktuellen Personalausweis haben. Er muss alle zehn Jahre erneuert werden. Bis zum 24. Lebensjahr gilt das Papier nur sechs Jahre lang.
Wofür? Personen ab 16 Jahren müssen in Deutschland einen Personalausweis besitzen. Er dient dem Identitätsnachweis etwa für eine Kontoeröffnung. Einen Reisepass benötigt man nur für Reisen außerhalb der Europäischen Union (EU). Ein Kinderreisepass ist für alleinreisende Kinder auch innerhalb der EU nötig. Das gilt auch, wenn ein Elternteil alleine mit dem Kind verreist und die Eltern geschieden und beide sorgeberechtigt sind.
Im Original? Ausweisinhaber dürfen Kopien anfertigen, wenn diese als solche erkennbar sind. Mit Zustimmung des Ausweisinhabers oder dessen Vormunds darf auch ein Dritter eine Kopie machen, etwa der Bankangestellte. Nur der Ausweisinhaber darf eine Kopie weitergeben.
Verloren? Wer Ausweis oder Pass verliert, muss den Verlust bei Polizei oder Bürgeramt melden. Einen vorläufigen Ausweis gibt es im Bürgerbüro sofort – gegen 26 Euro. Reguläre Kinderausweise kosten 13 Euro, Personalausweise ab 24 Jahren 28,80 Euro und Standard-Reisepässe 60 Euro. Wer das 24. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, zahlt 37,50 für den Reisepass. Eine Gebührenübersicht findet sich auf der Website des Bundesinnenministeriums. Wer keinen Personalausweis vorzeigen kann, muss mit einer Geldbuße bis zu 3000 Euro rechnen.
Geburtsurkunde
Wie lange? Ein Leben lang.
Wofür? Die Geburtsurkunde belegt Vornamen (und deren Reihenfolge), Geburtsdatum und Geburtsortsort eines Menschen, sowie die Namen der Eltern. Sie ist nötig für den ersten Ausweis, die Anmeldung zur Eheschließung und den Rentenantrag. Die Geburtsurkunde der Kinder brauchen Eltern für Elterngeldantrag, Kinderfreibetrag, Kindergeld und um ihr Kind bei der Krankenversicherung anzumelden. Außerdem für einen Kitaplatz, ein Kinderkonto und für den Nachweis von Kindererziehungszeiten bei der Rente.
Im Original? Für alle behördlichen Zwecke muss es das Original sein. Von sogenannten „Personenstandsurkunden“ darf keine beglaubigte Kopie mit aktuellem Datum erstellt werden. Vereine oder Arbeitgeber akzeptieren häufig eine Kopie.
Verloren? Die Urkunde gibt es beim Standesamt im Geburtsort, sie kann meist direkt mitgenommen werden. Die Stadt Düsseldorf etwa hebt Geburtseinträge 110 Jahre lang auf. Seit 2009 existiert ein elektronisches Register, auf das auch andere Standesämter zugreifen können. In vielen Städten können die Urkunden auch online, per Fax oder per Post beantragt werden.
Heiratsurkunde
Wie lange? Die Heiratsurkunde ist eines der Dokumente, die ein Leben lang aufzubewahren sind, in der Regel im Familienstammbuch. Dieses Buch wird am Tag der Eheschließung oder Lebenspartnerschaft überreicht. Es dient dazu, die beglaubigten Abschriften der staatlichen Personenstandsbücher beziehungsweise des Personenstandsregisters aufzuheben, etwa auch Geburtsurkunden.
Wofür? Sie muss gegebenenfalls dem Standesamt vorgelegt werden, um den neuen Familiennamen zu dokumentieren. Oder dem Chef, der Hochzeits-Sonderurlaub gewähren soll. Ebenso für neue Ausweispapiere oder die Umschreibung von Bankkonten oder Versicherungspolicen. Beim Finanzamt müssen Ehepaare die Urkunde vorlegen, um ihre Steuerklasse wechseln zu können. Stirbt ein Ehegatte, ist die Vorlage einer Geburtsurkunde notwendig, damit die Behörden Sterbeurkunde und Erbschein ausstellen können.
Im Original? Ob eine Kopie oder das Original nötig ist, kommt auf den Zweck an. Behörden verlangen immer das Original, bei Arbeitgebern oder Bank reicht oft eine Kopie.
Verloren? Ersatz kann beim jeweiligen Standesamt beantragt werden. Es speichert Heiratseinträge 80 Jahre lang. Je nach Bundesland liegen die Gebühren zwischen 10 Euro in Sachsen und 14,50 Euro in Hamburg. Wer gewerbliche Urkundenvermittler nutzt, zahlt zusätzlich bis zu 7 Euro Provision, um die Urkunde vom Standesamt weiterzuleiten.
Tipp: Mehr zum Thema Heiraten in unserem Special Was für eine Ehe spricht – und was Unverheiratete wissen sollten.
Scheidungsbeschluss
Wie lange? Lebenslang.
Wofür? Erst mit dem Rechtskraftvermerk des Gerichts – Siegel auf dem Beschluss – ist die Urkunde rechtskräftig und Geschiedene können ihren Namen ändern, sich neu verheiraten und Bankkonten umschreiben lassen. Die Urkunde ist auch im Erbfall wichtig, damit der Ex-Partner als Erbe ausgeschlossen werden kann. Sie muss daher auch einem Nachlassverwalter vorgelegt werden. Das Wichtigste zu Kosten, Kindern und Ehewohnung erklären wir in unserem Special Scheidung: Das Wichtigste zu Kosten, Kindern, Ehewohnung.
Im Original? Beglaubigte Kopie reicht.
Verloren? Das Amts- oder Familiengericht, das die Scheidung ausgesprochen hat, kann das Dokument neu ausstellen. Das kann bis zu sechs Monaten dauern und kostet etwa 30 Euro. Ist das Aktenzeichen bekannt, geht es schneller. Auch Scheidungsanwalt und Ex-Partner haben je eine Ausfertigung.
Schulzeugnisse
Wie lange? Abschlusszeugnisse am Besten für immer.
Wofür? Alle Dokumente über die Ausbildung ab dem 16. Lebensjahr werden für den Rentenantrag gebraucht. Das Abizeugnis muss für einen Studienplatz vorgelegt werden, Abschlusszeugnisse für Ausbildungsplatz oder Bewerbungen.
Im Original? Bei der Rentenversicherung reicht in der Regel eine Kopie, es kann aber auch das Original verlangt werden. Für die Bewerbung an einer Universität reicht eine beglaubigte Kopie aus.
Verloren? Zeugnisse können bei der Schule, die sie ausgestellt hat, neu beschafft werden. Dies dauert meist drei bis vier Wochen. Die Ersatzausfertigung kann bis zu 20 Euro kosten. Abschluss- und Abgangszeugnisse müssen Schulen 50 Jahre lang aufbewahren.
Sozialversicherungsausweis
Wie lange? Wie ein Ausweisdokument lebenslang.
Wofür? Zur Vorlage beim Arbeitgeber für die Anmeldung zur Sozialversicherung.
Im Original? Vielen Arbeitgebern reicht die Angabe der Sozialversicherungsnummer, andere wollen den Ausweis im Original sehen.
Verloren? Wichtig ist, sich die Sozialversicherungsnummer zu notieren − sie steht auch auf der Meldebescheinigung zur Sozialversicherung. Bei Verlust oder Namensänderung können der Rentenversicherungsträger oder die gesetzliche Krankenversicherung einen neuen Ausweis ausstellen.
Meldung zur Sozialversicherung
Wie lange? Der Arbeitgeber übermittelt das Dokument zwar elektronisch an die Rentenversicherung. Aber es ist besser, alle Meldungen aufzuheben, bis der von der Rentenversicherung geschickte Versicherungsverlauf zeigt, dass alles korrekt eingetragen ist und das Konto bei der Rentenversicherung geklärt ist. „Für die gesetzliche Rente ist es sehr wichtig, die Unterlagen selbst zu haben“, erklärt Anke Voss vom Bundesverband der Rentenberater. „Der Einzelne ist nachweispflichtig – im Zweifel hilft ein Stück Papier“.
Wofür? Der Arbeitgeber verschickt jedes Jahr eine Meldebescheinigung zur Sozialversicherung. Sie ist das Herzstück aller Dokumente und nennt die Höhe des rentenversicherungspflichtigen Gehalts. Die Bescheinigungen sind wichtig für die Berechnung der gesetzlichen Rente. Sie zeigen auch, welches die aktuelle Krankenkasse ist. Das ist nützlich für den Rentenantrag – denn da wird nach Mitgliedschaften bei Krankenkassen gefragt.
Im Original? Eine Kopie reicht aus.
Verloren? Eine Zweitschrift kann der Arbeitgeber erstellen — solange es ihn gibt. Daher empfiehlt es sich, fehlende Papiere so früh wie möglich wiederzubeschaffen und das Konto bei der Rentenversicherung zu klären.
Betriebliche Altersvorsorge
Wie lange? Bis über den Tod hinaus, denn Betriebsrenten enthalten oft Regelungen für Hinterbliebene.
Wofür? Eine Betriebsrente – vom Arbeitgeber ganz oder anteilig finanziert – kommt nicht automatisch zum Kunden. Sie muss in der Regel beantragt werden – im Juristendeutsch heißt das Holschuld. Deshalb sollte der Arbeitnehmer einen Nachweis aufbewahren: Das kann der Arbeitsvertrag sein, ein Auszug aus dem Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder der Chef hat zugunsten des Arbeitnehmers einen Vertrag mit einem externen Versorgungsträger, etwa einem Direktversicherer, geschlossen. Ein Dokument über eine Betriebsrente ist auch im Falle eines Streits wichtig.
Im Original? Eine Kopie reicht oft.
Verloren? Ersatzdokumente beim Arbeitgeber anfordern. Im Fall der Insolvenz des Arbeitgebers werden Unterlagen nur bei Durchführung der Rente über eine Direktzusage, einen Pensionsfonds oder eine Unterstützungskasse beim Pensionssicherungsverein in Köln aufbewahrt.
Gültige Wertpapiere in Papierform
Wie lange? Solange Ansprüche bestehen.
Wofür? Um den Anspruch auf Dividenden, Zinsen, Gewinnbeteiligungen oder die Rückzahlung des Kapitals bei sogenannten Inhaberpapieren geltend zu machen.
Im Original? Unbedingt.
Verloren? Nur wer die Inhaberpapiere hat, kann Rechte daraus geltend machen. Sind sie nicht mehr da, sieht es schlecht aus.
Testament
Wie lange? Es sollte so aufbewahrt werden, dass es im Erbfall gefunden wird. „Es ist dringend zu empfehlen, das Testament in die amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht zu geben“, rät Jan Bittler von der Deutschen Vereinigung für Erbrecht und Vermögensnachfolge. Dies kostet 93 Euro und schließt die Registrierung im zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer ein.
Wofür? Nur ein formgerecht verfasstes Testament regelt die Erbfolge im Sinne des Verstorbenen. Auf unserer Themenseite Testament und Erbrecht finden Sie alles, was Sie zum Thema wissen müssen.
Im Original? Eine Kopie reicht nicht aus, „außer es kann bewiesen werden, dass das Original beim Erblasser aus Versehen verloren gegangen ist“, sagt Bittler.
Verloren? „Bei Verlust eines Testaments kann der Wunscherbe unter Umständen seine Rechte nicht geltend machen, weil die gesetzliche Erbfolge eintritt.“ Wiederbeschaffen ist nicht möglich.
Sterbeurkunde
Wie lange? Für immer.
Wofür? Diese amtliche Bescheinigung weist den Todestag eines Menschen aus. Sie wird benötigt für die Abwicklung der Rechtsgeschäfte des Verstorbenen, für die Sozialversicherungen und um einen Erbschein vom Nachlassgericht erstellen zu lassen. Außerdem wird sie zur Vorlage bei Banken und Versicherungen gebraucht.
Im Original? Zur Vorlage braucht man das Papier im Original oder eine beglaubigte Kopie. Am besten gleich fünf bis zehn Exemplare ausfertigen lassen (Gewusst wie: Sterbeurkunde beantragen).
Verloren? Das Standesamt am Sterbeort stellt ein neues Exemplar für 10 Euro aus, jedes weitere kostet 5 Euro. Gebührenfrei für das Sozialamt, für Krankenkasse und Rentenversicherung. Das Standesamt bewahrt Sterbeeinträge 30 Jahre lang auf.
Erbschein
Wie lange? Lebenslang, da selbst nach Abwicklung des Erbes noch Ansprüche anderer Erben aufkommen könnten.
Wofür? Stirbt ein Familienmitglied, müssen sich Angehörige oder andere als Erben legitimieren. Die öffentliche Urkunde vom Nachlassgericht brauchen sie, um Bankkonten oder eine Immobilie im Grundbuch umschreiben zu lassen, um Geld aus einer Lebensversicherung zu erhalten und um Rechtsgeschäfte abzuwickeln, etwa den Mietvertrag des Verstorbenen zu kündigen.
Im Original? Es empfiehlt sich, gleich fünf bis zehn Ausfertigungen erteilen zu lassen, da Erben an verschiedenen Stellen wie Banken, Grundbuchamt oder Versicherungen ein Original vorlegen müssen.
Verloren? Ein Erbschein kann beim Nachlassgericht neu beantragt werden. Die Wartezeit variiert je nach Gericht. Je höher die Erbschaft, desto teurer der Erbschein.
Kirchenbuchauszüge
Wie lange? Lebenslang oder bis zum Austritt aus der Kirche.
Wofür? Wer in der evangelischen Kirche zum Beispiel ein Patenamt übernehmen will, muss Taufe und Konfirmation nachweisen. Gleiches gilt für die kirchliche Trauung.
Im Original? Beglaubigte Kopie reicht auch.
Verloren? In der Kirchengemeinde gibt es kostenlos eine Kirchenbuchurkunde, auch für gesetzliche Vertreter, Ehepartner, Vorfahren, Kinder und Enkel oder Bevollmächtigte. Die Gemeinden zählen Kirchenbücher zu „archivwürdigen Unterlagen, die dauernd aufzubewahren sind“, sagt Heike Krohn-Bräuer von der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz.
FAQs
Welche Dokumente muss man wie lange aufheben? ›
- Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden.
- Renten- und Sozialversicherungsunterlagen.
- Zeugnisse.
- Krankenversicherungsunterlagen.
- Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge.
Grundsätzlich müssen fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die meisten Unterlagen können sogar erst nach einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Welche Unterlagen 10 Jahre aufbewahren? ›Welche Unterlagen muss ich 10 Jahre aufbewahren? Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen.
Wie lange muss ich meine Kontoauszüge aufheben? ›Wie lange sollten Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren? Eine empfehlenswerte Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge sind 3 Jahre (bei Privatpersonen mit einem Einkommen unterhalb von 500.000€). Grundlage dafür ist, dass Alltagsgeschäfte erst nach dieser Frist verjähren.
Welche Dokumente 6 Jahre aufbewahren? ›- 6 Jahre. Empfangene Handels- oder Geschäftsbücher, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. ...
- 10 Jahre.
| Aufbewahrungsfrist | |
|---|---|
| Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre |
| Belege/Rechnungen | 7 Jahre |
| Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz | 22 Jahre |
Eine lebenslange Aufbewahrung empfiehlt sich zudem für Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, sowie Kraftfahrzeugschein und -brief, aber auch Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie wie ein Notarvertrag.
Welche Dokumente müssen 5 Jahre aufbewahrt werden? ›Eine 5-jährige Aufbewahrungspflicht für arbeitsrechtliche Unterlagen gemäss Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1), namentlich für Dokumente welche sich zu Personalien, Beschäftigungsart, Ein-/Austritt, Arbeits-/Pausen-/Ruhezeiten sowie Lohnzuschläge und medizinische Abklärungen äussern.
Welche Akten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden? ›Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt folgendes: Für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre. Für Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile.
Was muss 20 Jahre aufbewahrt werden? ›Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt gemäß Art. 70 Ziff. 3 MwStG 20 Jahre.
Wie lange muss ich meine Gehaltsabrechnungen aufheben? ›
Da Lohnabrechnungen die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Haben Sie also Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2016 vorliegen, können Sie diese ab 2022 entsorgen. Lohnabrechnungen von 2022 können ab Ende 2028 entsorgt werden.
Wie lange muss ich die rentenbescheide aufheben? ›Bestimmte Unterlagen sollten Privatpersonen unbegrenzt aufbewahren. Dazu gehören: Unterlagen zur Rentenberechnung sowie die dazu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen.
Was muss ich für die Rente aufheben? ›Versicherte der gesetzlichen Rentenversicherung sollten deshalb Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufbewahren, bis ihr Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Gleiches gilt für Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld.
Wie lange muss man alte Kreditverträge aufbewahren? ›Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Die Unterlagen müssen nicht zwingend im Original, d.h. in Papierform, aufbewahrt werden. Eine Archivierung in elektronischer Form, z.B. auf Mikrofilm, genügt den Vorgaben ebenfalls.
Wann endet die 10 jährige Aufbewahrungsfrist? ›Wurden beispielsweise im Jahr 2012 die letzten Buchungen für das Jahr 2011 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2012, dauert 10 Jahre und. endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2022.
Welches Jahr kann 2023 vernichtet werden? ›Vernichten können Sie 2023 alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Dazu zählen nach Schroeders Angaben insbesondere: Quittungen.
Wie bewahre ich alte Dokumente richtig auf? ›Bei der Aufbewahrung muss man darauf achten, dass die Dokumente vor Licht, Feuchtigkeit, Wärme und Staub geschützt sind. Für den äusseren Schutz eignen sich dazu am besten Mäppchen und Schachteln aus alterungsbeständigen Materialien, die man im Staatsarchiv Luzern beziehen kann.
Welche Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden? ›Die Aufbewahrungspflicht von ausgestellten und empfangenen Rechnungen liegt bei 10 Jahren. Neben Rechnungen sind auch weitere Belege wie Kontoauszüge, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Buchungsbelege wie z.B. Lieferscheine oder Tankbelege für 10 Jahre aufzubewahren.
Was sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten und welche verschiedenen Fristen gibt es? ›Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc. ) und beträgt sieben Jahre. Der Fristlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht.
Wie sollte man alte Kontoauszüge entsorgen? ›Alte Kontoauszüge aus dem Kontoauszugdrucker sollten im Restmüll entsorgt werden. Handelt es sich um Ausdrucke aus dem Online-Banking auf Papier, können Sie diese ins Altpapier geben.
Sollte man Gehaltsabrechnungen aufheben? ›
Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die unterschiedlich lange Frist beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Unterlagen aus dem Jahr 2019 können damit frühestens am 1. Januar 2026 vernichtet werden.
Welche Unterlagen müssen 40 Jahre aufbewahrt werden? ›- Kontoauszüge als Nachweise.
- Steuerbescheide langfristig aufbewahren.
- Versicherungsschein erst nach Vertragsende in den Papierkorb.
- Rechnungen als Nachweis für Gewährleistung.
- Mietvertrag und Wohnungsübernahme.
- Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen.
- Urkunden im Original behalten.
Wer in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert ist, sollte deshalb Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufbewahren, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Das gilt auch für Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld.