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Überblick über Aufbewahrungsfristen für deinen Papierkram
Spätestens wenn man (wie im Beitrag Ordnerstruktur privat) seinen Papierkram aufräumen oder seinen Schreibtisch organisieren möchte, kommen Fragen auf, wie lange man Unterlagen eigentlich aufbewahren muss. Folgende Aufstellung gibt dir einen Überblick und Empfehlungen, wie lange du Rechnungen und sonstige Dokumente aufbewahren solltest.
Beachte bitte, dass dies keine Rechtsberatung darstellt. Suche dir im Zweifel anwaltlichen Rat.
2 Jahre
- Quittungen und Kaufbelege. Die gesetzliche Gewährleistung dauert 2 Jahre. Daher empfiehlt es sich, Quittungen so lange aufzubewahren.
- Rechnungen von Handwerkern. Du musst Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen (die ein Grundstück betreffen) aufgrund Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Empfehlenswert ist jedoch eine Aufbewahrung von fünf Jahren.
3 Jahre
- Rechnungen. Für Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. In diesem Zeitraum können vom Rechnungssteller Ansprüche geltend gemacht werden. Daher solltest du Rechnungen bestenfalls drei Jahre aufbewahren.
- Mietverträge. In der Regel hat man seinen Mietvertrag, solange man in einer Mietwohnung wohnt. Allerdings empfiehlt es sich, diesen auch nach Auszug noch drei Jahre aufzubewahren. Hierzu zählt auch das Übergabeprotokoll.
- Kontoauszüge. Es gibt hier keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht wie lange du Kontoauszüge aufbewahren musst. Bankunterlagen, Kontoauszüge und Überweisungen solltest du allerdings mindestens drei Jahre aufbewahren, da so lange auch die Verjährungsfrist dauert. So kannst du anhand deiner Kontoauszüge immer belegen, dass du Rechnungen gezahlt hast. Achtung: Selbständige müssen 10 Jahre gewerbliche Kontoauszüge aufbewahren.
5 Jahre
- Handwerkerrechnungen. Handwerkerrechnungen von Bauleistungen solltest du fünf Jahre aufbewahren. So lange beträgt nämlich die Gewährleistungspflicht des Handwerkers.
6 Jahre
- Steuerunterlagen. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für private Steuerunterlagen gibt es nicht. Ausnahme: Einkünfte von 500.000 €/Jahr. Hier gibt es eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Empfehlenswert ist dies auch für Normalverdiener, zumal sich steuerrechtliche Bestimmungen auch ändern können, die sich rückwirkend auf deine Steuer auswirken können.
Lese-Tipp: Was kann ich alles von der Steuer absetzen?
10 Jahre
- Röntgenbilder: Laut Strahlenschutzverordnung müssen Röntgenbilder mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
30 Jahre
- Gerichtsurteile.
- Gerichtliche Mahnbescheide
- Prozessakten
- Unterlagen zur Pfändung, Privatinsolvenz oder Kredit
Während Gebrauchsdauer
- Quittungen und Belege von teuren Anschaffungen. Quittungen von teuren Anschaffungen solltest du behalten, solange die Gegenstände in deinem Besitz sind, bspw. als Nachweis für die Hausratversicherung.
- Kreditunterlagen. Es empfiehlt sich diese so lange aufzubewahren, solange dein Kredit läuft.
- Versicherungsunterlagen. Solange eine Versicherung läuft, solltest du auch die Versicherungsunterlagen aufbewahren.
- Hauskauf / Wohnungskauf Rechnungen. Diese solltest du ebenfalls aufbewahren, solange die Wohnung oder das Haus in deinem Eigentum sind.
Bis zur Rente
- Arbeitsverträge.
- Arbeitszeugnisse
- Gehaltsabrechnungen
- Meldungen zur Sozialversicherung sowie Sozialversicherungsnachweise
- Jahressteuerbescheinigungen
- Kündigungen Arbeitsverträge
- Schulbescheinigungen
- Schulzeugnisse
- Ausbildungszeugnisse
- Immatrikulationsbescheide
Lebenslang
- Geburtsurkunde
- Familienbuch
- Heiratsurkunde
- Scheidungsurkunde
- Sterbeurkunden von Angehörigen
- Staatsbürgerschaftsnachweise
- Ärztliche Gutachten
- Eigentumsnachweise von Immobilien
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Fragenkatalog zu Aufbewahrungsfristen für deinen privaten Papierkram
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfriste für private Dokumente auf einen Blick
Wie lange muss ich Bankunterlagen aufbewahren?
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Für Bankunterlagen gibt es keine Aufbewahrungspflicht für Privatleute. Es empfiehlt sich allerdings Bankunterlagen wie Kontoauszüge mindestens drei Jahre aufzuheben. So kann man im Zweifelsfall immer nachweisen, dass man Rechnungen bezahlt hat.
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Wie lange werden Gerichtsurteile aufbewahrt?
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Gerichtsurteile, Mahnbescheide und Prozessakten solltest du 30 Jahre aufbewahren.
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Wie lange sollten man privat Mails aufbewahren?
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Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute Mails aufzubewahren, gibt es nicht.
Erhältst du eine Rechnung per Mail, solltest du diese zwei Jahre aufbewahren, da du nach dem Umsatzsteuergesetz verpflichtet bist, steuerpflichtige Leistungen aufzubewahren.
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Wie lange muss man Mietverträge aufbewahren?
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Für Mietverträge gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es ist ratsam, deinen Mietvertrag so lange aufzubewahren, solange du in deiner Mietwohnung wohnst. Aber selbst nach dem Auszug solltest du den Mietvertrag noch weitere drei Jahre aufbewahren, insbesondere auch das Übergabeprotokoll. Grund: Ansprüche auf Zahlung von Miete oder Betriebskosten verjähren erst nach drei Jahren.
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Wie lange muss ich als Privatperson Rechnungen aufbewahren?
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Rechnungen und Quittungen sollten man privat zwei Jahre aufbewahren. Dazu bist du sogar gesetzlich verpflichtet: nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG soll man (auch privat) Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre aufbewahren.
Ab wann fängt die Zwei-Jahres-Frist an, privat Rechnungen aufzubewahren? Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung beglichen wurde.
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Wie lange muss ich Steuerunterlagen als Privatperson aufheben?
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Steuerunterlagen solltest du nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Es ist sogar ratsam, die Steuererklärung als Privatperson auch länger aufzubewahren.
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Wie lange muss man Schulzeugnisse aufbewahren?
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Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Schulzeugnisse für Privatpersonen. Es wäre allerdings schade, Schulzeugnisse zu entsorgen, sind sie doch eine Erinnerung an die Schulzeit.
Abschlusszeugnisse solltest du während deines Berufslebens behalten. Bei Bewerbungen sollte diese enthalten sein.
Wissenswert: Schulen müssen dein Schulzeugnis 50 Jahre aufbewahren, da es eine Urkunde ist. Ist dir dein Schulzeugnis abhandengekommen, kannst du eine Ersatzausfertigung bei deiner Schule anfordern.
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Wie lange Gehaltsabrechnungen aufheben?
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In vielen Situationen werden Gehaltsnachweise gefordert, bspw. bei Beantragung eines Kredits oder einer Wohnungssuche. Daher solltest du diese nicht entsorgen.
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Gehaltsabrechnungen gibt es für Arbeitnehmer nicht. Anders ist der Fall beim Arbeitgeber: dieser muss deine Gehaltsabrechnung 6 Jahre vorhalten.
Privat solltest du deine Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zu Deinem Renteneintritt aufheben. So hast du immer einen Nachweis für spätere Rentenansprüche.
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Wie lange müssen Handwerker Rechnungen aufbewahrt werden?
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Gem. § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes sollten Privatleute Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre aufbewahren. Hierzu gehören auch Rechnungen von Handwerkern. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung gezahlt hast.
Bei der Errichtung von Bauwerken (z.B. beim Hausbau) gilt eine Frist von fünf Jahren.
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Wie lange Röntgenbilder aufbewahren?
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Röntgenbilder solltest du laut Strahlenschutzverordnung 10 Jahre aufbewahren.
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Wie lange sollte man private Unterlagen aufbewahren?
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Pauschal lässt sich nicht beantworten, wie lange man private Dokumente aufbewahren sollte. Es kommt darauf an, welche private Unterlagen man hat.
In der Regel gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für private Unterlage. Es gibt allerdings ein paar Ausnahmen, bspw. bei Rechnungen. Diese musst du zwei Jahre aufbewahren.
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Wie lange muss man Meldungen zur Sozialversicherung aufbewahren?
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Die Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung, die du jährlich vom Arbeitgeber erhältst, solltest du bis zum Rentenbeginn aufheben. Entstehen Unklarheiten über die Versicherungszeiten, hast du sicherheitshalber immer einen Nachweis.
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Wie lange muss man Versicherungsunterlagen aufbewahren?
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Versicherungsunterlagen solltest du drei Jahre lang aufheben. Hintergrund ist, dass die Verjährungsfrist bei 3 Jahren liegt. Du solltest Versicherungsunterlagen grundsätzlich aufbewahren, solange deine Versicherung auch läuft.
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Welche Tipps hast du noch zur Aufbewahrungspflicht?
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Das Wesentliche zur privaten Aufbewahrungspflicht habe ich schon aufgezählt. Um einen Überblick über seine Unterlagen zu haben, empfehle ich eine Excel Aufstellung zu machen. So hat man einen guten Überblick über seine Verträge und Dokumente und weiß, wann man Unterlagen entsorgen kann.
Hilfreiche Excel- und PDF Vorlagen (Affiliate Links):
- Vertragsübersicht
- Vermögensübersicht
- private Finanzübersicht: 13 Excel Vorlagen (u.a. Einnahmen- und Ausgaben Tracker, Vertragsübersicht, Vermögensübersicht, Haushaltsbuch, usw.
- 7-in-1 Finanzkit: 228 PDF Vorlagen für bessere Finanzen (u.a. Haushaltsbuch, Finanzplaner, Vermögensübersicht, Notallordern, usw.)
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Wenn du keine Zeit hast, deinen Papierkram zu sortieren oder damit überfordert bist, kann ich das gerne für dich übernehmen.
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FAQs
Welche Unterlagen 10 Jahre aufbewahren? ›
Welche Unterlagen muss ich 10 Jahre aufbewahren? Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen.
Was muss 6 und was 10 Jahre aufbewahrt werden? ›Grundsätzlich müssen fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die meisten Unterlagen können sogar erst nach einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Wie lange muss ich Rechnungen und Kontoauszüge aufheben? ›Privatpersonen sind in der Regel gesetzlich nicht verpflichtet, Kontoauszüge überhaupt aufzubewahren. Dennoch ist es ratsam, dies einige Jahre lang zu tun. Ein guter Anhaltspunkt ist die Verjährungsfrist von drei Jahren, die für die meisten Alltagsgeschäfte gilt.
Welche Unterlagen müssen 15 Jahre aufbewahrt werden? ›- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
- die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
Eine lebenslange Aufbewahrung empfiehlt sich zudem für Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, sowie Kraftfahrzeugschein und -brief, aber auch Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie wie ein Notarvertrag.
Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden? ›Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt folgendes: Für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre. Für Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile.
Wie lange muss man Lohnabrechnungen aufbewahren privat? ›Da Lohnabrechnungen die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Haben Sie also Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2016 vorliegen, können Sie diese ab 2022 entsorgen. Lohnabrechnungen von 2022 können ab Ende 2028 entsorgt werden.
Wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren wenn man in Rente ist? ›Wer in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert ist, sollte deshalb Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufbewahren, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Das gilt auch für Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld.
Welches Jahr kann 2023 vernichtet werden? ›Vernichten können Sie 2023 alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Dazu zählen nach Schroeders Angaben insbesondere: Quittungen.
Welche Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden? ›Die Aufbewahrungspflicht von ausgestellten und empfangenen Rechnungen liegt bei 10 Jahren. Neben Rechnungen sind auch weitere Belege wie Kontoauszüge, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Buchungsbelege wie z.B. Lieferscheine oder Tankbelege für 10 Jahre aufzubewahren.
Welche Unterlagen muss man 20 Jahre aufbewahren? ›
- Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden.
- Renten- und Sozialversicherungsunterlagen.
- Zeugnisse.
- Krankenversicherungsunterlagen.
- Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge.
Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt gemäß Art. 70 Ziff. 3 MwStG 20 Jahre.
Welche Unterlagen müssen länger als 7 Jahre aufbewahrt werden? ›| Aufbewahrungsfrist | |
|---|---|
| Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre |
| Belege/Rechnungen | 7 Jahre |
| Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz | 22 Jahre |
Gesetzliche Verjährungsfrist als Richtschnur
Als Richtschnur für die Frage, wie lange man geschäftsrelevante Unterlagen, die sich im Nachlass befinden, kann die in § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) normierte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren dienen.
Alte Kontoauszüge aus dem Kontoauszugdrucker sollten im Restmüll entsorgt werden. Handelt es sich um Ausdrucke aus dem Online-Banking auf Papier, können Sie diese ins Altpapier geben.
Wie lange müssen Checklisten aufbewahrt werden? ›Die Aufbewahrung von Unterlagen ist Pflicht für Unternehmen und in einer Reihe von Gesetzen verankert. Je nach Dokumententyp gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren.
Wie lange muss man einen alten Mietvertrag aufbewahren? ›Ansprüche aus dem Mietverhältnis, zum Beispiel auf Mietzahlungen oder Betriebskostennachzahlungen, verjähren nach drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist.
Wo kann ich als Privatperson Akten vernichten lassen? ›Wo kann man vertrauliche Unterlagen vernichten? Sie können vertrauliche Dokumente schreddern oder in kleine Schnipsel zerreißen und anschließend im Hausmüll oder im Altpapier entsorgen. Am besten verteilen Sie die zerstörten Unterlagen auf beide Müllbehälter.
Welche Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden? ›Unterlagen, die 30 Jahre aufbewahrt werden sollten
Folgende Unterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden: Urteile. Mahnbescheide. Prozessakten.
Für Privatpersonen gilt zwar keine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, doch sollten Rechnungen, die für Leistungen am Grundstück gestellt wurden, fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Das ist zur Beweisführung wichtig, wenn sich der Grundstücksbesitzer auf die Gewährleistungspflicht des Dienstleisters bezieht.
Wie lange muss man hauptbücher aufbewahren? ›
→ Gesetz (HGB, AO) schreibt Mindestaufbewahrungsfristen vor: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher: o Grundbücher, Hauptbücher o Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse o Buchungsbelege o Aus- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge usw.
Welche Unterlagen müssen 40 Jahre aufbewahrt werden? ›- Kontoauszüge als Nachweise.
- Steuerbescheide langfristig aufbewahren.
- Versicherungsschein erst nach Vertragsende in den Papierkorb.
- Rechnungen als Nachweis für Gewährleistung.
- Mietvertrag und Wohnungsübernahme.
- Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen.
- Urkunden im Original behalten.
§ 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB) werden zehn Jahre aufbewahrt.
Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden privat? ›| Art des Dokuments | Jahre |
|---|---|
| Renten- und Sozialversicherungsunterlagen | lebenslang |
| Standesamtliche Dokumente wie Heiratsurkunde | lebenslang |
| Steuerlich relevante Belege, die für das Finanzamt relevant sind, wie bspw. Gehaltsabrechnungen und Quittungen | 10 |
| Sterbeurkunde | lebenslang |
- Quittungen.
- Kassenberichte.
- alle Belege.
- alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
- Kontoauszüge.
- Auftragsbestätigungen.
- Lieferscheine.
- Kassenbücher.
Persönliche Dokumente müssen ein Leben lang aufbewahrt werden. Dazu gehören Ausweise und standesamtliche Unterlagen. Auch alles in Bezug zur Rente und Sozialversicherungen sowie Gehaltsabrechnungen und Nachweis von Eigentum sollten immer aufbewahrt werden.
Wie lange sind Inventare und Belege aufzubewahren? ›10 Jahre aufzubewahren sind: Handelsbücher. Inventare. Eröffnungsbilanzen.
Wie lange muss ich die Unterlagen meiner verstorbenen Mutter aufbewahren? ›Gesetzliche Verjährungsfrist als Richtschnur
Als Richtschnur für die Frage, wie lange man geschäftsrelevante Unterlagen, die sich im Nachlass befinden, kann die in § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) normierte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren dienen.
Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt entsprechend für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe.