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Steuern
9. Januar 2023
Aufbewahren oder entsorgen? 7 Tipps zeigen, welche Rechnungen, Unterlagen und Belege Sie 2023 vernichten können.
Von Jörg Wiebking
Jörg Wiebking
Chefredakteur handwerk.com
kennt die Herausforderungen der Selbstständigkeit aus 14 Jahren eigener Erfahrung. Der Journalist und Ökonom ist zuständig für Themenplanung und Strategie, für heiße Eisen und schwierige Fälle.
Schwerpunkte: Steuern und Finanzierung
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Verfasste Artikel
- Aufbewahrungsfristen 2023: Welche Rechnungen, Quittungen und Belege müssen Sie für das Finanzamt aufheben, welche dürfen Sie entsorgen? Sie dürfen alle Dokumente und Dateien vernichten, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Und alle Unterlagen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden.
- Faustformel: Das Jahr, in dem Sie die Steuererklärung eingereicht haben plus 10. Das ergibt das Jahr, ab dem Sie alle Unterlagen vernichten dürfen, die zu der Steuererklärung gehören
- Papier oder Datei? Das spielt keine Rolle, die Fristen gelten in beiden Fällen.
- Vorsicht: Auch wenn in anderen Bereichen kürzere oder keine Fristen gelten, sollten Sie sich zur Sicherheit an die steuerlichen Vorgaben halten – in einer Betriebsprüfung könnten die Unterlagen hilfreich sein.
- Tipp: In einigen Fällen sollten Sie die Unterlagen länger als vorgeschrieben aufbewahren. Zum Beispiel als Nachweis gegenüber der Rentenversicherung – oder für den Insolvenzverwalter.
Die Ordner mit den Steuerunterlagen im Regal werden immer mehr? Auf der Festplatte mit den digitalen Rechnungen sieht es kaum besser aus? Höchste Zeit, endlich einmal auszumisten. Doch was kann weg – und was müssen Sie noch aufbewahren? „Da muss man genau aufpassen“, sagt Steuerberater Thomas Schroeder aus Hannover. Wer Dokumente und Dateien zu früh entsorgt, geht unnötige Risiken ein. „Wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen fehlen, wird der Fiskus schnell die Buchhaltung verwerfen und die Steuern schätzen – und das wird immer teurer.“
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1. So berechnen Sie die Aufbewahrungsfrist
Dienen Unterlagen als Buchungsgrundlage, dann müssen Sie diese 10 Jahre aufbewahren. Für viele andere Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren. Wann Sie die Unterlagen entsorgen dürfen, hängt jedoch nicht davon ab, um welches Steuerjahr es geht, sondern darum, wann Sie die Dokumente zuletzt bearbeitet haben: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument empfangen, erstellt, oder zuletzt bearbeitet haben“, sagt Schroeder.
Beispiel: Sie haben den Jahresabschluss 2014 im Februar 2016 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also im Folgejahr, am 1. Januar 2017 und endet nach 10 Jahren, am 31. Dezember 2026. Vernichten dürfen Sie den Abschluss und alles, was dazu gehört, ab dem 1. Januar 2027.
So lange müssen Sie nämlich auch alle für den jeweiligen Jahresabschluss relevanten Unterlagen aufbewahren, wie zum Beispiel alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege, Kontounterlagen usw.
2. Welche Unterlagen dürfen Sie 2023 vernichten?
Vernichten können Sie 2023alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012erstellt wurden. Dazu zählen nach Schroeders Angaben insbesondere:
- Quittungen
- Kassenberichte
- alle Belege
- alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kontoauszüge
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Kassenbücher
- Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher
- Jahresabschlüsse
- Kalkulationen
- Inventare
- Darlehensunterlagen
Außerdem können Sie 2023alle Unterlagen entsorgen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016erstellt wurden. Dazu gehören auch:
- Lohnkonten
- Handelsbriefe (außer Rechnungen)
- Auftragsbücher
- Frachtbriefe und Frachtunterlagen
- Angebote mit Auftragsfolgen
- Versicherungsschreiben
3. Vorsicht Ausnahme: Im Streitfall länger aufbewahren
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass es einen bestandskräftigen Steuerbescheid gibt.
Im Einzelfall könne die Festsetzungsverjährung deutlich länger dauern, wenn es zum Beispiel zum Rechtsstreit kommt oder wenn die Staatsanwaltschaft ein Steuerstrafverfahren einleitet, sagt Schroeder: „In solchen Fällen sollten man Unterlagen nicht einfach nach Fristablauf vernichten, sondern sich beraten lassen.“
4. Was gilt für elektronische Daten?
Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur für Dokumente in Papierform, sondern ebenso für digitale Unterlagen:
2023 dürfen Sie alle Dateien löschen,
- die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012erstellt wurden,
- die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016erstellt wurden.
„Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen Sie unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archivieren“, sagt Schroeder. Ergänzend könne es sinnvoll sein, alles parallel auszudrucken und abzuheften. Elektronisch müssen Sie die Dateien aber dennoch vorhalten. „Die Dateien zu löschen, ist nicht erlaubt. Das gilt insbesondere auch für E-Mails, die als Handelsbriefe zu werten sind.“
Weil Festplatten und USB-Sticks altern und kaputtgehen können, empfiehlt er die Datensicherung in einer sicheren Cloud. „Dabei sollte man darauf achten, dass die Daten verschlüsselt in Deutschland in der Cloud liegen und damit nach deutschem Recht behandelt werden.“
Aufbewahren müssen Sie zudem alle Verträge, Handbücher, Einrichtungs- und Programmierprotokolle wie auch Verfahrensdokumentationen. „Diese Informationen und Dateien muss man mindestens zehn Jahre nach Ende der Verwendung aufbewahren, besser noch länger“, rät Schroeder. Denn eine Jahre zurückliegende Programmierung kann noch Einfluss haben auf Buchungsvorgänge, die ein Betriebsprüfer aktuell begutachtet. „Dann ist es gut, wenn man nachweisen kann, wie sich die Programmierung des Systems entwickelt hat.“
5. Private Kontoauszüge zur Sicherheit aufbewahren
Aufpassen müssen Selbstständige bei der Entsorgung privater Kontoauszüge. Für die gibt es zwar keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Doch im Streitfall könne es von Vorteil sein, wenn diese Unterlagen noch verfügbar sind, sagt Steuerberater Thomas Schroeder. Dabei gehe es vor allem um den Herkunftsnachweis für private Einlagen in den Betrieb. „Man muss nachweisen können, woher das Geld kommt, dass es sich zum Beispiel um eine Überweisung der Oma auf das Privatkonto handelte und man es dann in die Firma gesteckt hat. Sonst unterstellt die Finanzverwaltung Schwarzgeld.“ Daher sei es sinnvoll, auch die privaten Auszüge zehn Jahre aufzubewahren.
6. Andere Fristen – was zählt wirklich?
Für Verwirrung können unter Umständen kürzere Fristen in anderen Zusammenhängen sorgen. Thomas Schroeder rät dazu, sich in solchen Fällen konsequent an den steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu orientieren. Damit sei man im Zweifelsfall auf der sicheren Seite.
Beispiel Mindestlohngesetz (MiLoG): Es verpflichtet viele Arbeitgeber, Arbeitszeiten zu dokumentieren und zwei Jahre aufzubewahren. Diese Aufzeichnungen können jedoch auch in einer Betriebsprüfung steuerlich relevant sein. „Daher empfehle ich meinen Mandanten, die Unterlagen die vollen zehn Jahre aufzubewahren“, sagt Schroeder.
7. Diese Unterlagen sollten Sie auch aufbewahren
Bei einigen anderen Unterlagen rät der Experte hingegen dazu, sich bei der Aufbewahrung nicht nach den an steuerlichen Fristen zu richten:
- Belege für die Einzahlung in die Handwerkerpflichtversicherung zur Rentenversicherung sollten Sie so lange aufbewahren, bis die Deutsche Rentenversicherung die Zeiten anerkannt und im Versicherungsverlauf dokumentiert hat.
- GmbH-Geschäftsführer und angestellte Angehörige sollten ihre Gehaltsnachweise so lange aufbewahren, bis für die jeweiligen Zeiträume der Rentenstatus geklärt ist und die anerkannten Zeiten dokumentiert wurden.
- GmbH-Gesellschafter sollten „unbedingt den Kontoauszug über die Einzahlung des Stammkapitals zu den Geschäftsunterlagen nehmen und ewig aufheben“, sagt Schroeder. Denn falls es einmal zur Insolvenz komme, werde der Insolvenzverwalter einen Nachweis darüber verlangen – oder eine Nachzahlung.
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Thomas Schroeder
Aufbewahrungsfristen 2023: Diese Unterlagen können weg! > Paragraphs > Image Paragraph
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- Steuern
FAQs
Welche Unterlagen können 2023 weg? ›
- Quittungen.
- Kassenberichte.
- alle Belege.
- alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
- Kontoauszüge.
- Auftragsbestätigungen.
- Lieferscheine.
- Kassenbücher.
In Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) fallen viele Unterlagen an. Steuerrelevante Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Ist diese Frist abgelaufen, will so mancher Verwalter die Papiere entsorgen.
Welche Unterlagen werden am längsten aufbewahrt? ›Lebenslange Aufbewahrungsfrist für folgende Dokumente
Folgende private Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden: Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden. Renten- und Sozialversicherungsunterlagen. Zeugnisse.
Welche Unterlagen muss ich 10 Jahre aufbewahren? Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen.
Welche Jahre können 2023 vernichtet werden? ›Ab dem 1.1.2023 können alle Unterlagen für das Jahr 2011 vernichtet werden. Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2022 schriftlich eine Außenprüfung ankündigt.
Wie lange muss ich meine Gehaltsabrechnungen aufheben? ›Da Lohnabrechnungen die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Haben Sie also Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2016 vorliegen, können Sie diese ab 2022 entsorgen. Lohnabrechnungen von 2022 können ab Ende 2028 entsorgt werden.
Kann ich alte rentenbescheide entsorgen? ›Eine lebenslange Aufbewahrung empfiehlt sich zudem für Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, sowie Kraftfahrzeugschein und -brief, aber auch Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie wie ein Notarvertrag.
Was muss ich für die Rente aufheben? ›Versicherte der gesetzlichen Rentenversicherung sollten deshalb Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufbewahren, bis ihr Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Gleiches gilt für Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld.
Wie lange muss man Kontoauszüge von Verstorbenen aufheben? ›Privatpersonen sind in der Regel gesetzlich nicht verpflichtet, Kontoauszüge überhaupt aufzubewahren. Dennoch ist es ratsam, dies einige Jahre lang zu tun. Ein guter Anhaltspunkt ist die Verjährungsfrist von drei Jahren, die für die meisten Alltagsgeschäfte gilt.
Wie lange muss man Sterbeurkunden aufbewahren? ›Eine lebenslange Aufbewahrung ist besonders wichtig für deine persönlichen Unterlagen wie Geburts- und Sterbeurkunden. Aber auch Taufscheine, Heiratsurkunden, Schulzeugnisse und Rentenversicherungsunterlagen oder wichtige ärztliche Gutachten.
Warum Meldebescheinigung zur Sozialversicherung aufheben? ›
SV-Bescheinigungen und Gehaltsabrechnungen
„Die jährlichen Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung sollte man sicherheitshalber bis zum Rentenbeginn aufheben, da sie bei Unklarheiten als Nachweis für die Versicherungszeiten gelten“, rät Katja Braubach von der Deutschen Rentenversicherung Bund.
- Eröffnungsbilanz.
- Jahresabschlüsse.
- Zollanmeldungen.
- Notarverträge und Urkunden.
- Unterlagen mit Original-Unterschriften.
- Dokumente mit Wasserzeichen.
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt gemäß Art. 70 Ziff. 3 MwStG 20 Jahre.
Welche Unterlagen müssen länger als 7 Jahre aufbewahrt werden? ›| Aufbewahrungsfrist | |
|---|---|
| Buchhaltungsunterlagen | 7 Jahre |
| Belege/Rechnungen | 7 Jahre |
| Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz | 22 Jahre |
Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt folgendes: Für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre. Für Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile.
Welche Dokumente müssen nach dem Tod aufgehoben werden? ›Alle Dokumente von verstorbenen Angehörigen sollten sorgsam aufbewahrt werden. Dazu zählen Sterbeurkunde, Erbschein und auch das Testament. Auch Geburts- oder Heiratsurkunde können später noch wichtig werden. Halten Sie diese Dokumente mindestens so lange parat, bis die Erbschaft abschließend geklärt sind.
Wie lange muss ich meine Steuerbescheide aufbewahren? ›Eine Frist zur Aufbewahrung des Steuerbescheides und der Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht mehr. Das heißt: Sobald der Steuerbescheid rechtskräftig ist, können die Unterlagen grundsätzlich entsorgt werden.
Wie lange muss mein Arbeitgeber meine Lohnsteuerbescheinigung aufbewahren? ›Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Besondere Bescheinigung mit den Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers während des Dienstverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.
Wie sollte man alte Kontoauszüge entsorgen? ›Alte Kontoauszüge aus dem Kontoauszugdrucker sollten im Restmüll entsorgt werden. Handelt es sich um Ausdrucke aus dem Online-Banking auf Papier, können Sie diese ins Altpapier geben.
Sollte man Gehaltsabrechnungen aufheben? ›
Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die unterschiedlich lange Frist beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Unterlagen aus dem Jahr 2019 können damit frühestens am 1. Januar 2026 vernichtet werden.
Welche Unterlagen müssen 40 Jahre aufbewahrt werden? ›- Kontoauszüge als Nachweise.
- Steuerbescheide langfristig aufbewahren.
- Versicherungsschein erst nach Vertragsende in den Papierkorb.
- Rechnungen als Nachweis für Gewährleistung.
- Mietvertrag und Wohnungsübernahme.
- Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen.
- Urkunden im Original behalten.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Die Unterlagen müssen nicht zwingend im Original, d.h. in Papierform, aufbewahrt werden. Eine Archivierung in elektronischer Form, z.B. auf Mikrofilm, genügt den Vorgaben ebenfalls.
Wie lange Unterlagen der verstorbenen Eltern aufbewahren? ›Gesetzliche Verjährungsfrist als Richtschnur
Als Richtschnur für die Frage, wie lange man geschäftsrelevante Unterlagen, die sich im Nachlass befinden, kann die in § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) normierte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren dienen.
"Man sollte auf die emotional wichtigen Dinge achten", rät der Trauerbegleiter Mucksch. So kann es sinnvoll sein, ein Kleidungsstück des Verstorbenen aufzubewahren. Vielleicht riecht es sogar noch nach dem geliebten Menschen. Dann kann es zumindest in der ersten Zeit immer mal wieder hervorgeholt werden.
Wie lange muss ich meine Handyrechnung aufheben? ›1. Januar 2022 gibt es eine „Update-Pflicht“. Quittungen für Smartphones und andere Geräte, die regelmäßige Updates benötigen, sollten Sie dann mindestens drei Jahre aufheben.
Können eingescannte Rechnungen vernichtet werden? ›BMF-Schreiben dürfen nach dem Einscannen die Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
Welche Dokumente brauche ich im Original? ›Im Original oder als beglaubigte Kopie:
Qualifizierungsnachweise: Zeugnisse (Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse, Nachweise über Zusatzqualifikationen) Verträge und Änderungsverträge, zum Beispiel auch Mietverträge, Leasingverträge etc . Testament, Patientenverfügung und Vollmacht.
So bewahren Sie Ihre Dokumente sicher auf
Wichtige Dokumente können in Papierform und digital aufbewahrt werden. Nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und verschiedenen Zolldokumente müssen zwingend im Original aufbewahrt werden. Alle übrigen Dokumente können digital archiviert werden.
Eine 5-jährige Aufbewahrungspflicht für arbeitsrechtliche Unterlagen gemäss Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1), namentlich für Dokumente welche sich zu Personalien, Beschäftigungsart, Ein-/Austritt, Arbeits-/Pausen-/Ruhezeiten sowie Lohnzuschläge und medizinische Abklärungen äussern.
Was muss 3 Jahre aufbewahrt werden? ›
Kontoauszüge und Bankunterlagen:
Deshalb gilt für Kontoauszüge und andere Bankunterlagen, die wichtige Bewegungen von Einkäufen und Überweisungen beinhalten, eine empfohlene Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.
Seitens des Gesetzgebers gibt es im Bezug auf Mietunterlagen keine Regelung zur Aufbewahrungspflicht. Dennoch empfehlen Experten, dass man solche Dokumente auch nach dem Umzug nicht sofort wegwerfen sollte. Vielmehr raten sie dazu, diese für mehrere Jahre aufzubewahren.
Was muss 6 und was 10 Jahre aufbewahrt werden? ›Grundsätzlich müssen fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die meisten Unterlagen können sogar erst nach einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Welche Unterlagen können entsorgt werden? ›- Jahresabschlüsse.
- Buchungsbelege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine.
- Kontoauszüge.
- Jahresbilanzen.
- Inventare.
- Kassenberichte.
- Kredit- und Steuerunterlagen.
Versicherte der gesetzlichen Rentenversicherung sollten deshalb Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufbewahren, bis ihr Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Gleiches gilt für Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld.
Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden? ›Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt folgendes: Für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre. Für Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile.
Kann man alte Kontoauszüge wegwerfen? ›Kann man alte Kontoauszüge wegwerfen? Alte Kontoauszüge aus dem Kontoauszugdrucker sollten im Restmüll entsorgt werden. Handelt es sich um Ausdrucke aus dem Online-Banking auf Papier, können Sie diese ins Altpapier geben.
Wie lange muss man rentenbescheide nach dem Tod aufheben? ›Gesetzliche Verjährungsfrist als Richtschnur
Als Richtschnur für die Frage, wie lange man geschäftsrelevante Unterlagen, die sich im Nachlass befinden, kann die in § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) normierte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren dienen.
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
- die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,